Waarom is archiveren zo belangrijk?

Je hebt het vast wel eens gedaan, het archiveren en organiseren van data. Maar hoe belangrijk is archiveren, zitten er wettelijke verplichtingen aan?

Wat is archiveren?

Als je gaat archiveren, bewaar je een document in een archief, deze documenten kun je uitgeprint in mappen bewaren, maar tegenwoordig zien we steeds meer dat er online wordt gearchiveerd.
Zodra je data hebt gearchiveerd kun je deze data beheren zodat je het later voor andere doeleinden kunt gebruiken. Deze bestanden kunnen later erg waardevol voor jou zijn. Door deze informatie goed te organiseren en structureren kun je alles later op een eenvoudige manier efficiënt terug vinden.

Archiveren als ondernemer

Door sommige ondernemers wordt het archiveren van data als “niet betaald werk en dus oninteressant” gezien. Dit is echter niet waar!
Je kunt veel tijd besparen als je alle documenten goed opgeborgen hebt zodat je een document meteen terug kunt vinden. Het is bijvoorbeeld erg handig, als jij afspraken hebt gemaakt met een klant, en de klant komt die afspraken niet na, dat jij snel kunt verwijzen naar een overeenkomst die door jullie is getekend. Of als jij vragen krijgt over een factuur die je hebt gestuurd of ontvangen, dan is het erg handig dat jij deze snel kunt opvragen.

Wettelijke verplichting archiveren

Naast dat archiveren noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering is het ook wettelijk verplicht. Je bent wettelijk verplicht om financiële en juridische documenten 7 tot 10 jaar te bewaren (10 voor onroerend goed). Je zult begrijpen dat jouw archief na zoveel jaar flink gaat toenemen, het is daarom erg belangrijk om jouw archief structureel en overzichtelijk in te richten.

Digitaal archiveren

Je ziet steeds meer dat archieven digitaal worden bijgehouden. Dit kan erg veel papierwerk schelen en draagt bij aan een beter milieu. Bedrijven die nog geen digitaal archief hebben moeten hun huidige archief digitaliseren. Dit vergt veel tijd, maar dit bespaart je op de lange termijn veel tijd.

Een goed digitaal archief realiseer je door:

• Goede betekenisvolle bestandsnamen te gebruiken.
• De juiste bestandsformaten te gebruiken, zijn deze duurzaam (dus kun je dit over 5 jaar nog openen?)
• Digitale bestanden te ordenen in mappen en deze mappen een duidelijke naam te geven.
• Niet te veel te bewaren, ga na wat je wel en wat je niet wilt bewaren (bijvoorbeeld geen dubbele bestanden).
• Regelmatig een back-up te maken, bewaar eventueel jouw back-ups op een ander opslag medium.

Digitaliseren van je archief biedt veel voordelen

Digitale archivering biedt verschillende voordelen, waaronder een verhoogde toegankelijkheid van het archief. Een digitaal archief met goede metadata zorgt ervoor dat medewerkers snel het gewenste document kunnen vinden. Bijvoorbeeld: stel je voor dat een bedrijf een bepaalde factuur moet opzoeken om te controleren of er nog betalingen openstaan bij een klant. In een papieren archief kan het lang duren voordat de juiste factuur is gevonden, omdat deze misschien tussen vele andere papieren documenten verstopt zit. Maar in een digitaal archief kan een medewerker snel de juiste factuur vinden door te zoeken op de naam van de klant of het factuurnummer. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat de betalingen efficiënter worden afgehandeld.

Voor ondernemers is ook de externe toegankelijkheid die een digitaal archief kan bieden een voordeel. Door gebruik te maken van een digitaal archief kan een bedrijf bijvoorbeeld gemakkelijk voldoen aan de wet- en regelgeving over de bewaartermijnen van bepaalde documenten. Het digitale archief zorgt er namelijk voor dat alle belangrijke documenten op een veilige manier worden opgeslagen en op ieder gewenst moment kunnen worden geraadpleegd. Het toegankelijke digitale archief zorgt er ook voor dat er minder fysieke opslagruimte nodig is en dat de documenten gemakkelijk kunnen worden gedeeld en bewerkt door verschillende medewerkers, ongeacht hun locatie. Dit kan de efficiëntie en productiviteit binnen het bedrijf verhogen en bijdragen aan een betere samenwerking tussen medewerkers.

Een digitaal archief garandeert ook de veiligheid van informatie in de documenten. Digitale documenten zijn minder kwetsbaar dan papieren documenten, omdat een digitaal systeem veiligheidskopieën maakt. Daarnaast kan het systeem bepaalde documenten vergrendelen voor personen zonder toegangsrechten, wat de veiligheid verder vergroot.

Een ander voordeel van digitaal archiveren is de verwerking van grote hoeveelheden documenten. Een digitaal archief slaat grote hoeveelheden documenten snel en gestructureerd op, waardoor efficiënt raadplegen mogelijk is. Dit bespaart op fysieke opslagruimte en het aantal archiefmedewerkers kan worden verminderd. Een goed geïmplementeerd digitaal archief zorgt ervoor dat bedrijfsdocumenten niet in de vergeethoek van de server raken en dat iedere werknemer snel toegang heeft tot het gewenste document, zelfs bij een groot archief.

Als je digitaal wil archiveren dan kom je al snel uit op een clouddienst als iCloud of OneDrive. Wil je eerst een gratis clouddienst testen? Dat kan. Op deze pagina vind je een aantal gratis Cloud diensten:
Gratis clouddiensten

DMS-systemen

Voor de zakelijke markt zijn er ook professionelere oplossingen. Je komt dan uit bij DMS-systemen. DMS staat voor Document Management System.

Er zijn veel verschillende soorten DMS-systemen voor verschillende doeleinden. Sommige voorbeelden van DMS-systemen zijn:

• Templafy: een DMS dat helpt om documenten te maken, op te slaan, te beheren en te volgen met behulp van cloud-technologie. Het integreert ook met andere kantoorsoftware en biedt automatische nalevingscontroles.
• SAP S/4HANA Cloud: een DMS dat helpt om documenten te beheren en te delen met behulp van Content Management Interoperability Services (CMIS). CMIS is een open standaard die verschillende content management systemen laat samenwerken via het internet.
• Alfresco: Alfresco is een DMS dat helpt om documenten te creëren, op te slaan, te beheren en te volgen met behulp van cloud-technologie. Het is een open en vooruitstrevend Enterprise Content Management (ECM) systeem, dat meer mogelijkheden biedt dan een traditioneel DMS. Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van gesloten ECM-software

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van DMS-systemen die je kunt gebruiken om je documenten beter te beheren. Er zijn nog veel meer opties beschikbaar op de markt, afhankelijk van je behoeften en voorkeuren.

Heb je vragen of opmerkingen over archiveren, neem dan contact met ons op!