Waarom is archiveren zo belangrijk?

Waarom is archiveren zo belangrijk - 123Onlineboekhouding

Je hebt het vast wel eens gedaan, het archiveren en organiseren van data.
Maar hoe belangrijk is archiveren, zitten er wettelijke verplichtingen aan?

Wat is archiveren?

Als je archiveert bewaar je een document in een archief, deze documenten kun je uitgeprint in mappen bewaren, maar tegenwoordig zien we steeds meer dat er online wordt gearchiveerd.
Zodra je data hebt gearchiveerd kun je deze data beheren zodat je het later voor andere doeleinden kunt gebruiken. Deze bestanden kunnen later erg waardevol voor jou zijn. Door deze informatie goed te organiseren en structureren kun je alles later op een eenvoudige manier efficiënt terug vinden.

Archiveren als ondernemer

Door sommige ondernemers wordt het archiveren van data als “niet betaald werk en dus oninteressant” gezien. Dit is echter niet waar!
Je kunt veel tijd besparen als je alle documenten goed opgeborgen hebt zodat je een document meteen terug kunt vinden. Het is bijvoorbeeld erg handig, als jij afspraken hebt gemaakt met een klant, en de klant komt die afspraken niet na, dat jij snel kunt verwijzen naar een overeenkomst die door jullie is getekend. Of als jij vragen krijgt over een factuur die je hebt gestuurd of ontvangen, dan is het erg handig dat jij deze snel kunt opvragen.

Wettelijke verplichting

Naast dat archiveren noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering is het ook wettelijk verplicht. Je bent wettelijk verplicht om financiële en juridische documenten 7 tot 10 jaar te bewaren (10 voor onroerend goed). Je zult begrijpen dat jouw archief na zoveel jaar flink gaat toenemen, het is daarom erg belangrijk om jouw archief structureel en overzichtelijk in te richten.

Digitaal archief

Je ziet steeds meer dat archieven digitaal worden bijgehouden. Dit kan erg veel papierwerk schelen en draagt bij aan een beter milieu. Bedrijven die nog geen digitaal archief hebben moeten hun huidige archief digitaliseren. Dit vergt veel tijd maar dit bespaart je op de lange termijn veel tijd.
Een goed digitaal archief realiseer je door:

  • Goede betekenisvolle bestandsnamen te gebruiken.
  • De juiste bestandsformaten te gebruiken, zijn deze duurzaam (dus kun je dit over 5 jaar nog openen?)
  • Digitale bestanden te ordenen in mappen en deze mappen een duidelijke naam te geven.
  • Niet te veel te bewaren, ga na wat je wel en wat je niet wilt bewaren (bijvoorbeeld geen dubbele bestanden).
  • Regelmatig een back up te maken, bewaar eventueel jouw back ups op een ander opslag medium.

Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel, neem dan contact met ons op!

Hulp nodig? Chat met ons