Tips voor debiteurenbeheer

Tips voor debiteurenbeheer - 123Onlineboekhouding

Vrijwel alle ondernemers krijgen wel eens te maken met klanten die niet willen/kunnen betalen. Hoe kun je dit het beste voorkomen? Wat doe je met klanten die niet (op tijd) betalen?

Hoe voorkom je late betalingen?

Het is belangrijk om, op het moment dat een klant niet op tijd betaalt, achter de klant aan te gaan. Het is heel normaal om een mailtje te sturen of om de klant te bellen. Je hebt immers hard gewerkt voor de klant.

Zorg ervoor dat je de klanten goed informeert over betalingen en betaaltermijnen. Vermeldt altijd jouw betaaltermijn op je offerte, factuur, website of op de algemene voorwaarden. Bedenk hoe en wanneer je actie onderneemt als een klant niet op tijd betaald, zet eventueel het  “debiteurenbeleid” op papier. In dit debiteurenbeleid bepaal je wanneer je herinneringen stuurt, of wanneer je de klant belt. Je bepaalt bijvoorbeeld dat je 7 dagen na vervaldatum een herinnering stuurt, na 14 dagen de 2de herinnering (laatste) en na 21 dagen neem je telefonisch contact op.

Wat doe je als een klant niet kan/wil betalen?

Blijf met jouw klant in gesprek. Bespreek alle openstaande facturen en probeer tot een oplossing te komen voor jullie beide. Vaak wil een klant wel betalen, maar is dat op het moment niet mogelijk i.v.m. de huidige financiële situatie. Je kunt overwegen om een betalingsregeling te treffen met de klant. Het is wel belangrijk dat de klant zich aan de gemaakte afspraken houdt. Leg deze afspraken vast op papier en zorg ervoor dat de afspraken duidelijk zijn voor jullie beide.

Op het moment dat facturen van een klant onbetaalbaar blijven kun je er voor kiezen om de diensten of levering van goederen van deze klant te stoppen. Zo voorkom je dat onbetaalde facturen zich opstapelen. Communiceer dit wel met de klant!

Blijft de betaling, ondanks de getroffen maatregelen, uit? Dan kun je als laatste redmiddel het incassobureau inschakelen. Een incassobureau schakelt een deurwaarder in die, op het moment dat de gestuurde brieven onbeantwoord blijven, of als het voor de klant niet mogelijk is om te betalen, naar de klant gaat om de factuur te laten innen. Het is ook mogelijk om het incassobureau te vragen om over te gaan tot een dagvaarding. Deze procedures brengen echter extra kosten met zich mee en schaadt de relatie met je klant.

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op!

Hulp nodig? Chat met ons