Bedrijfsprocessen optimaliseren: Hoe zorg je voor meer efficiëntie?

bedrijfsprocessen optimaliseren

Wanneer een onderneming of organisatie onderhevig is aan een snelle groei kan het soms lastig zijn om deze groei op een efficiënte manier te laten verlopen. In veel situaties kan het om deze reden verstandig zijn om na de periode van snelle groei eens te analyseren hoe de huidige processen in een organisatie verlopen, zowel op financieel als operationeel gebied. Daarom kijken we in deze blog naar mogelijkheden voor bedrijfsprocessen optimaliseren.

Wat verstaan we onder bedrijfsprocessen optimaliseren?

Als men het heeft over het optimaliseren van bedrijfsprocessen wordt hier vaak mee bedoeld dat processen worden ingericht om betere resultaten te halen. Dit kan bijvoorbeeld in tijd- of geldwinst resulteren. Uiteindelijk kan het ook leiden tot een hogere kwaliteit product, een verbeterde klantervaring en een sterkere concurrentiepositie. Genoeg reden om vandaag nog aan de slag te gaan met de bedrijfsprocessen optimaliseren dus.

Vijf tips waarmee je vandaag nog aan de slag kunt

1. Verkrijg inzicht in de huidige processen

Om inzicht te krijgen in mogelijke verbeterpunten is het van belang dat je eerst inzichtelijk maakt hoe de processen op dit moment zijn ingericht. Het inzichtelijk maken van de huidige situatie is direct één van de beste manier om knelpunten op te sporen. Een flowchart kan je helpen om de situatie te visualiseren. Hierin geef je alle stappen aan waaruit het proces bestaat zodat je eindigt met een volledig overzicht van de betrokken afdelingen, mensen en middelen. 

2. Zorg voor duidelijke taken en verantwoordelijkheden

Zodra de bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht, is het belangrijk om na te gaan of de rollen binnen de processen duidelijk zijn voor alle medewerkers. Baken de taken en verantwoordelijkheden van alle teamleden af, zodat de rolverdeling voor iedereen duidelijk is. 

3. Stel een proceseigenaar aan

Zijn alle rollen en taken binnen een proces duidelijk verdeeld? Dan is het belangrijk dat er iemand wordt aangesteld die kijkt hoe de verschillende taken geoptimaliseerd kunnen worden. Door feedback te verzamelen van de teamleden die verantwoordelijk zijn voor de taak, kan er in kaart worden gebracht hoe de taken efficiënter uitgevoerd kunnen worden. De proceseigenaar zorgt ervoor dat de verbeteringen op taak-niveau worden doorgevoerd, waardoor het gehele proces efficiënter zal verlopen.

4. Automatiseer waar mogelijk

De proceseigenaar kan vervolgens ook in kaart brengen welke processen geautomatiseerd kunnen worden. Door middel van automatisering kunnen processen elkaar automatisch opvolgen om een bepaalde uitkomst te verkrijgen. Hiermee worden wachttijden verkort en is er altijd toegang tot de meest recente informatie. Automatisering is vooral aantrekkelijk in financiële processen, zoals het versturen van facturen en – wanneer nodig – betaalherinneringen. 

5. Monitor de resultaten

Om ervoor te zorgen dat de bedrijfsprocessen doorlopend geoptimaliseerd kunnen worden, is het belangrijk dat de resultaten in kaart worden gebracht. Door de resultaten te blijven monitoren, kun je goed het verschil zien met de oude situatie. De nieuwe gegevens dienen tevens als toekomstige nulmeting voor verdere optimalisatie doelen. 

 

Hulp nodig bij de bedrijfsprocessen optimaliseren? 123Onlineboekhouding helpt met het verbeteren van alle financiële processen. Neem contact met ons op voor informatie. 

Hulp nodig? Chat met ons