Bewaarplicht: hoelang boekhouding bewaren?

Als ondernemer heb je een heleboel verantwoordelijkheden. Een van die verantwoordelijkheden is het bijhouden van je administratie. Dit is niet alleen verplicht volgens de wet, maar het kan je ook veel tijd en geld besparen. In dit blogbericht zal ik uitleggen waarom het zo belangrijk is om je administratie bij te houden en hoe lang je dit moet bewaren.

Waarom is het bijhouden van administratie belangrijk?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie bij te houden. Dit wordt ook wel de bewaarplicht administratie genoemd. De Belastingdienst kan namelijk op elk moment vragen om je administratie in te zien om te controleren of je aan je fiscale verplichtingen hebt voldaan. Maar het bijhouden van je administratie heeft niet alleen te maken met wettelijke verplichtingen. Het kan ook een belangrijke rol spelen bij het runnen van je bedrijf. Door je administratie goed bij te houden, kun je bijvoorbeeld:

• Inzicht krijgen in je financiële situatie
• Makkelijker beslissingen nemen op basis van cijfers
• Je belastingaangifte makkelijker en sneller doen
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Bovendien kan een goede administratie je helpen bij het aanvragen van financiering, omdat je kunt laten zien dat je financieel gezond bent.

Hoe lang moet je administratie bewaren?

Nu we weten waarom het belangrijk is om je administratie bij te houden, is het tijd om te kijken naar hoe lang je dit moet bewaren. De bewaartermijn administratie is afhankelijk van het type administratie. In principe moet je alle administratie die betrekking heeft op de belastingheffing, zoals facturen, bonnen en bankafschriften, 7 jaar bewaren. Dit is de algemene bewaartermijn administratie. Maar er zijn uitzonderingen. Als je te maken hebt met onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, dan moet je de administratie hiervan 10 jaar bewaren. Dit geldt ook voor de administratie van goederen die je voor meer dan 5 jaar gebruikt, zoals machines en computers. Maar er zijn ook uitzonderingen op de uitzonderingen. Als je bijvoorbeeld investeringsaftrek hebt toegepast of gebruik hebt gemaakt van een herinvesteringsreserve, dan moet je de administratie hiervan ook 10 jaar bewaren. Het is dus belangrijk om goed te weten welke administratie je precies moet bewaren en voor hoe lang!

Wat moet je allemaal bewaren van je administratie?

Als ondernemer ben je verplicht om verschillende soorten administratie bij te houden en te bewaren. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste documenten die je moet bewaren:

1. Facturen: alle facturen die je verstuurt en ontvangt moet je bewaren. Dit geldt voor zowel papieren als digitale facturen.
2. Bonnen: alle bonnen die je ontvangt en die betrekking hebben op je bedrijfsactiviteiten moet je bewaren. Hierbij kun je denken aan bonnen van inkoopfacturen, kassabonnen en bonnen van aankopen voor je bedrijf.
3. Bankafschriften: alle bankafschriften van je zakelijke rekening moet je bewaren. Hierbij gaat het om zowel de papieren als digitale afschriften.
4. Overeenkomsten: alle overeenkomsten die je sluit met klanten, leveranciers en andere partijen moet je bewaren.
5. Personeelsadministratie: als je personeel in dienst hebt, moet je ook de personeelsadministratie bijhouden. Hierbij gaat het om gegevens als arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie en andere personeelsgegevens.
6. Belastingaangiften: alle belastingaangiften die je doet moet je bewaren, zowel de aangiften omzetbelasting als de aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
7. Correspondentie: alle correspondentie die betrekking heeft op je bedrijfsactiviteiten moet je bewaren. Hierbij kun je denken aan e-mails, brieven en andere documenten.
8. Agenda’s: als je een agenda gebruikt voor je zakelijke afspraken, moet je deze ook bewaren.

Het is belangrijk om te beseffen dat dit slechts een overzicht is van de belangrijkste documenten die je moet bewaren. Afhankelijk van de aard en omvang van je bedrijfsactiviteiten kunnen er nog andere documenten zijn die je moet bewaren. Het is daarom verstandig even contact op te nemen met de Belastingdienst zodat je zeker weet waar je aan toe bent. Wanneer de bewaarplicht ingaat voor een ondernemer? Het is niet mogelijk om op deze vraag een duidelijk antwoord te geven. Het is namelijk per opdrachtovereenkomst, factuur of bon verschillend wanneer de bewaarplicht ingaat. Waar door de Belasting naar wordt gekeken, is de waarde van actualiteit van een stuk. Heeft een gegeven nog actuele waarde? Dan maakt dit stuk deel uit van de (jaar) administratie.  Heeft het document geen actuele waarde meer? Pas dan gaat de zogenoemde fiscale bewaarplicht in. Advies is om deze op verschillende manieren op te slaan. Doe je dit niet, heb je het risico om gegevens kwijt te raken door bijvoorbeeld brand, diefstal of domme pech. 

Hoe kun je je administratie bewaren?

Nu we weten waarom het belangrijk is om je administratie bij te houden en hoe lang je dit moet bewaren, is het tijd om te kijken naar hoe je dit het beste kunt bewaren. Er zijn verschillende manieren om je administratie te bewaren. Een veelgebruikte manier is om alles op papier te bewaren en dit in ordners te doen. Maar dit kan behoorlijk wat ruimte in beslag nemen en het kan ook maar moeilijk zijn om bepaalde documenten terug te vinden als je niet goed georganiseerd bent.

Een andere optie is om alles digitaal te bewaren. Dit heeft als voordeel dat het minder ruimte inneemt en dat je makkelijker kunt zoeken naar specifieke documenten. Bovendien kun je een digitale back-up maken, zodat je altijd een kopie hebt van je administratie. Als je ervoor kiest om je administratie digitaal te bewaren, is het belangrijk om dit op een veilige manier te doen. Zorg ervoor dat je documenten op een veilige plek opslaat, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf. Zorg er ook voor dat alleen jij en eventueel je boekhouder toegang hebben tot de documenten. Ook de gegevens die je opslaat op USB-sticks, in de cloud online of zelfs eventuele cd-roms of dvd’s moeten worden bewaard. Heb je als ondernemer besloten om gedeeltelijk of volledig je administratie uit te besteden? Dan geldt de bewaarplicht nog steeds. Denk je er over de administratie uit te besteden? Goed idee! 123Onlineboekhouding regelt alles voor je. 123Onlineboekhouding kan je prima helpen met het digitaal bewaren van je administratie. We hebben heel goede ervaringen met e-boekhouden en weten dat het de mogelijkheid heeft je administratie digitaal op te slaan. Klanten bij 123Onlineboekhouding krijgen van ons geduldig uitleg hoe ze dit zelf kunnen doen. Nieuwsgierig geworden? Neem even contact op en we vertellen je alles! Wil je meer weten over het belang van archiveren? We hebben er een tijdje geleden nog een nieuwsbericht over geschreven: Waarom is archiveren zo belangrijk? Wanneer je als ondernemer je administratieve gegevens wilt overzetten naar een ander computersysteem of wanneer je papierwerk wilt inscannen, is het verplicht om je aan de volgende voorwaarden te houden: 

• Alle gegevens worden overgezet; 
• Inhoudelijk kloppen de gegevens die je overzet; 
• Het systeem waar je je gegevens opslaat, is gedurende het bewaartermijn van 7 jaar beschikbaar;
• De gegevens kunnen binnen een schappelijke tijd leesbaar worden gemaakt;
• Voor de fiscus is het mogelijk om het controleren van de gegevens binnen schappelijke tijd kan uitvoeren;
• Heb je een interne controle gehad? Bewaar dan ook de uitkomsten hiervan.

Het bijhouden van je administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het kan je ook helpen bij het runnen van je bedrijf. Door je administratie goed bij te houden, kun je makkelijker beslissingen nemen op basis van cijfers en kun je voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het is daarom belangrijk om te weten welke administratie je precies moet bewaren en voor hoe lang. De algemene bewaartermijn administratie is 7 jaar, maar er zijn uitzonderingen voor bijvoorbeeld onroerende zaken en goederen die voor meer dan 5 jaar worden gebruikt. Er zijn verschillende manieren om je administratie te bewaren, zoals op papier of digitaal. Als je niet zeker weet welke manier het beste bij jouw bedrijf past, kun je het beste advies vragen aan een boekhouder of accountant. Kortom: ons! Bij de Belastingdienst geven ze je waardevolle informatie over het opzetten van een administratie. Kijk daarom vooral ook even op deze pagina: Een administratie opzetten. Wil je financieel advies ontvangen of meer weten over bewaarplicht administratie? 123Onlineboekhouding brengt binnen no-time de financiële staat van je onderneming in kaart. Ook als je vragen hebt, kun je vrijblijvend contact met ons opnemen.